Γραφείο Επιτρόπου Προεδρίας

Back To Top

      Πολιτική Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα του Γραφείου Επιτρόπου Διοικήσεως και Προστασίας Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων (εφεξής «το Γραφείο»)


      1. Εισαγωγή
      Η προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι δικαίωμα υψίστης αξίας που κατοχυρώνεται στο άρθρο 8 παράγραφος 1 του Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης («Χάρτης») και στο άρθρο 16 παράγραφος 1 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ).

      Η παρούσα Πολιτική θεσπίστηκε για την εκπλήρωση της υποχρέωσης του Γραφείου που απορρέει από το Άρθρο 13 του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων 2016/679, προκειμένου να παρέχει στους πολίτες πληροφόρηση, για τον τρόπο και τις μεθόδους επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που το Γραφείο συλλέγει / διατηρεί, υπό την ιδιότητα και το ρόλο του ως υπεύθυνος επεξεργασίας.

      2. Όροι
      Σύμφωνα με την ερμηνεία του Κανονισμού:
      · «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα» (στο εξής «ΔΠΧ») είναι η κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο («υποκείμενο των δεδομένων»)· το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου, ενώ
      · «επεξεργασία» είναι η κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή ή η καταστροφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
      · «Υπεύθυνος Επεξεργασίας» είναι οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή, υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
      · «Εκτελών την Επεξεργασία» είναι οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή, υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για κατά εντολή και για λογαριασμό του υπευθύνου επεξεργασίας.
      · «Υποκείμενο των Δεδομένων» (στο εξής «ΥΤΔ») είναι το φυσικό πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα και του οποίου η ταυτότητα είναι γνωστή ή μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, βάσει αριθμού ταυτότητας ή βάσει συγκεκριμένων στοιχείων που χαρακτηρίζουν την υπόστασή του, από άποψη φυσική, βιολογική, ψυχική, οικονομική, πολιτιστική, πολιτική ή κοινωνική.
      · «Aποδέκτης» είναι το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας, στα οποία κοινολογούνται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, είτε πρόκειται για τρίτον είτε όχι. Ωστόσο, οι δημόσιες αρχές που ενδέχεται να λάβουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο συγκεκριμένης έρευνας σύμφωνα με το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους δεν θεωρούνται ως αποδέκτες· η επεξεργασία των δεδομένων αυτών από τις εν λόγω δημόσιες αρχές πραγματοποιείται σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες προστασίας των δεδομένων ανάλογα με τους σκοπούς της επεξεργασίας,
      · «Τρίτος» είναι οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή, υπηρεσία ή φορέας, με εξαίρεση το υποκείμενο των δεδομένων, τον υπεύθυνο επεξεργασίας, τον εκτελούντα την επεξεργασία και τα πρόσωπα τα οποία, υπό την άμεση εποπτεία του υπευθύνου επεξεργασίας ή του εκτελούντος την επεξεργασία, είναι εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.


      3. Επεξεργασία ΔΠΧ από το Γραφείο
      Το Γραφείο επεξεργάζεται ΔΠΧ στο πλαίσιο εκτέλεσης των καθηκόντων, αρμοδιοτήτων και εξουσιών του, της νόμιμης λειτουργίας του και της συνεργασίας του με πολίτες και εταιρείες/ οργανισμούς του δημοσίου ή ιδιωτικού τομέα. Το Γραφείο έχει πρόσβαση σε όλα τα ΔΠΧ και σε όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για την εκτέλεση της αποστολής του και την άσκηση των εξουσιών του, χωρίς να επιτρέπεται η επίκληση από τις υπηρεσίες ή από λειτουργούς του καθήκοντος της εχεμύθειας, εξαιρουμένων των περιστάσεων που αναφέρονται στο άρθρο 9 των περί Επιτόπου Διοικήσεως Νόμων του 1991 έως 2022.

      Το Γραφείο προβαίνει σε συλλογή και επεξεργασία ΔΠΧ στις πιο κάτω αναφερόμενες περιπτώσεις:


      i. Επεξεργασία δεδομένων σε σχέση με παράπονα / καταγγελίες

              Η επεξεργασία γίνεται για σκοπούς διεξαγωγής έρευνας και εξέτασης αιτημάτων, παραπόνων και καταγγελιών που υποβάλλονται από ΥΤΔ και αφορούν:

              - κακοδιοίκηση και παράβαση χρηστής διοίκησης (περί Επιτρόπου Διοικήσεως Νόμοι [Ν.3(Ι)/1991 έως 2022]),

              - διακρίσεις, τόσο στο δημόσιο, όσο και στον ιδιωτικό τομέα δραστηριοτήτων, για λόγους που σχετίζονται με τη φυλή, την εθνική ή εθνοτική καταγωγή, την κοινότητα, την γλώσσα, το χρώμα, την ηλικία, την αναπηρία, τον σεξουαλικό προσανατολισμό, τη θρησκεία, τις πολιτικές ή άλλες πεποιθήσεις και το φύλο (περί της Καταπολέμησης των Φυλετικών και Ορισμένων άλλων Διακρίσεων (Επίτροπος) Νόμος [Ν.42(Ι)/2004], ο περί Ίσης Μεταχείρισης στην Απασχόληση και την Εργασία Νόμος (Ν. 58(Ι)/2004) και ο περί Ίσης Μεταχείρισης (Φυλετική ή Εθνοτική Καταγωγή) Νόμος (Ν. 59(Ι)/2004)), στους τομείς της απασχόλησης, κοινωνικής προστασίας, κοινωνικής ασφάλισης, κοινωνικών παροχών, υγειονομικής περίθαλψης, εκπαίδευσης, πρόσβασης σε αγαθά και υπηρεσίες.

              - παραβίαση ανθρωπίνων δικαιωμάτων γενικότερου ενδιαφέροντος (Νόμος Ν. 58(Ι)/2011)

              - παραβίαση της Σύμβασης του ΟΗΕ για τα Δικαιώματα των Ατόμων με Αναπηρίες (περί της Σύμβασης για τα Δικαιώματα των Ατόμων με Αναπηρίες και περί Συναφών Θεμάτων (Κυρωτικός) Νόμο του 2011 [Ν. 8(ΙΙΙ)/2011].

              - στους όρους απασχόλησης αλλοδαπών εργαζομένων, σε περίπτωση που υπάρχει σοβαρή υπόνοια για παραβίαση ατομικών ανθρωπίνων δικαιωμάτων και θεμελιωδών ελευθεριών.

              Το Γραφείο συλλέγει τα ΔΠΧ απευθείας από τα υποκείμενα των δεδομένων, από τους νόμιμους εκπροσώπους τους ή από τους καταγγελλόμενους.

              Η νομική βάση μπορεί να αντληθεί από τις διατάξεις του Άρθρου 6(1)(γ) και (ε) του Κανονισμού, δυνάμει των οποίων το Γραφείο επεξεργάζεται και αποκτά πρόσβαση σε όλα τα ΔΠΧ που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων του, και προς το δημόσιο συμφέρον / άσκηση Δημόσιας εξουσίας.

              Τα ΔΠΧ που κατά κανόνα συλλέγονται είναι το ονοματεπώνυμο, στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας του παραπονούμενου και τυχόν άλλα προσωπικά δεδομένα που πιθανώς αποκαλύψει ο παραπονούμενος τα οποία σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάσταση του σε σχέση με την καταγγελία (π.χ οικονομικά, επαγγελματικά, δεδομένα υγείας κ.α) καθώς και ΔΠΧ αναφορικά με τον Καθ' ου το Παράπονο.

              Για την επεξεργασία των πιο πάνω ΔΠΧ χρησιμοποιύνται υπολογιστές του Γραφείου στους οποίους έχει πρόσβαση μόνο το προσωπικό του Γραφείου με μοναδικό κωδικό πρόσβασης χρήστη και μοναδικό κωδικό πρόσβασης.

              Τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται, σε έντυπη μορφή, στα αρχεία του Γραφείου ή/και σε ηλεκτρονική μορφή στους υπολογιστές του Γραφείου, όπως αναφέρεται πιο πάνω, και η πρόσβαση περιορίζεται στο προσωπικό του Γραφείου που απαιτείται να έχει πρόσβαση για την εκτέλεση των καθηκόντων του, καθώς και στο προσωπικό αρχείου και Λογιστηρίου που διαχειρίζεται φακέλους.

              Επισημαίνεται ότι το Γραφείο συλλέγει προσωπικά δεδομένα και για σκοπούς υποβολής συστάσεων και εκθέσεων υπό την ιδιότητά του ως:

              - Εθνικός Μηχανισμός Πρόληψης των Βασανιστηρίων, βάσει της οποίας διενεργεί επισκέψεις σε χώρους στέρησης της ελευθερίας με σκοπό τον έλεγχο της τήρησης των προνοιών της Σύμβασης των Ηνωμένων Εθνών για την Καταπολέμηση των Βασανιστηρίων

              - Ανεξάρτητος Μηχανισμός Παρακολούθησης Αναγκαστικών Επιστροφών, με την οποία παρακολουθεί όλα τα στάδια των διαδικασιών των αναγκαστικών επιστροφών που ακολουθούν οι Μεταναστευτικές Αρχές, ώστε να ασκεί αποτελεσματικό έλεγχο, ο οποίος διασφαλίζει την εφαρμογή των κοινών κανόνων και διαδικασιών που προνοούνται τόσο στο Ενωσιακό Δίκαιο όσο και στην Εθνική νομοθεσία.

      ii. Επεξεργασία ΔΠΧ για τους σκοπούς Διαγωνισμών και Προσφορών

              Η επεξεργασία γίνεται για σκοπούς διενέργειας διαγωνισμών σύμφωνα με τον περί Ρύθμισης Διαδικασιών Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων και για Συναφή Θέματα Νόμο του 2016 και για την τήρηση σχετικού αρχείου. Το Γραφείο συλλέγει τα ΔΠΧ από τους προσφοροδότες για σκοπούς κατακύρωσης του Διαγωνισμού, ανάθεσης και υλοποίησης της σύμβασης, εντοπισμού τυχόν παραβιάσεων και για σκοπούς διαφάνειας.
              Η νομική βάση μπορεί να αντληθεί από τις διατάξεις του Άρθρου 6(1)(γ) και (ε) του Κανονισμού, δυνάμει των οποίων το Γραφείο επεξεργάζεται και αποκτά πρόσβαση σε όλα τα ΔΠΧ που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων του και προς το δημόσιο συμφέρον / άσκηση Δημόσιας εξουσίας. Το εν λόγω καθήκον απορρέει από τον περί Ρύθμισης Διαδικασιών Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων και για Συναφή Θέματα Νόμο του 2016, ως τροποποιήθηκε.

              Τα ΔΠΧ που κατά κανόνα συλλέγονται είναι: Στοιχεία ταυτοποίησης, επικοινωνίας, βιογραφικά υπαλλήλων προσφοροδότη.

      4. Αποδέκτες δεδομένων
      Κατά κανόνα, δεν κοινοποιούνται ούτε διαβιβάζονται προσωπικά δεδομένα σε τρίτους. Το Γραφείο, ωστόσο, έχει την υποχρέωση να κοινοποιεί τα δεδομένα των υποκειμένων σε τρίτους στο πλαίσιο της εκτέλεσης των καθηκόντων, εξουσιών και αρμοδιοτήτων του. Για παράδειγμα, μπορεί να καταστεί αναγκαίο για σκοπούς διασφάλισης του δικαιώματος ακρόασης, να αποστέλλονται ΔΠΧ σε άλλες δημόσιες Αρχές ή ομόλογες εποπτικές αρχές, Αρχές επιβολής του νόμου και Νομική Υπηρεσία αν επιβάλλεται από το νόμο, ή κατά τη διεκπεραίωση καταγγελιών, αιτημάτων ή ελέγχων. Μπορεί, επίσης, να υπάρξει ανταλλαγή πληροφοριών με εμπειρογνώμονα που παρέχει υπηρεσίες στο Γραφείο, στο πλαίσιο της εκτέλεσης, των δυνάμει σύμβασης, καθηκόντων του.

      Δεν γίνεται διαβίβαση ΔΠΧ σε Τρίτη χώρα ή/και Διεθνή Οργανισμό.


      5. Χρόνος Τήρησης ΔΠΧ
      Η χρονική διάρκεια διατήρησης των ΔΠΧ, από το Γραφείο, αποφασίζεται ανάλογα με κάθε επιδιωκόμενο σκοπό και καθορίζεται στην πολιτική διατήρησης των δεδομένων. Για τον καθορισμό της χρονικής περιόδου λαμβάνονται υπόψη επιβαλλόμενες υποχρεώσεις από εθνική ή ενωσιακή νομοθεσία καθώς και οι πρόνοιες του περί Κρατικού Αρχείου Νόμου Ν. 208/1991 και άλλοι κανόνες ή εγκύκλιοι του Τμήματος Δημόσιας Διοίκησης και Προσωπικού.


      6. Δικαιώματα ΥΤΔ
      Δυνάμει της ισχύουσας νομοθεσίας τα ΥΤΔ έχουν τα ακόλουθα δικαιώματα τηρουμένων πάντοτε των περιορισμών που τίθενται από την κατά περίπτωση νομική βάση της επεξεργασίας:


      6.1. Δικαίωμα πρόσβασης
      Τα ΥΤΔ έχουν δικαίωμα να ζητήσουν πληροφορίες για την επεξεργασία των ΔΠΧ από το Γραφείο καθώς και αντίγραφα εγγράφων που περιλαμβάνουν ΔΠΧ τους. Μπορούν να ενημερωθούν, μεταξύ άλλων, για τους σκοπούς της επεξεργασίας, τις κατηγορίες των δεδομένων, τον χρόνο φύλαξης τους, τους αποδέκτες καθώς και την προέλευσή τους.


      6.2 Δικαίωμα διόρθωσης
      Τα ΥΤΔ έχουν δικαίωμα να αιτηθούν τη διόρθωση/ επικαιροποίηση/ συμπλήρωση ανακριβών ΔΠΧ που τους αφορούν.

      6.3 Δικαίωμα διαγραφής
      Τα ΥΤΔ έχουν το δικαίωμα διαγραφής των ΔΠΧ τους το οποίο θα ικανοποιείται υπό τις προϋποθέσεις του Άρθρου 17 του Κανονισμού, όπως για παράδειγμα εφόσον δεν υπάρχει νομική υποχρέωση για τη διατήρησή τους.

      6.4 Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας
      Διατηρείται επίσης το δικαίωμα να ζητήσετε περιορισμό στην επεξεργασία των δεδομένων σας, καθώς και στο δικαίωμα φορητότητας των δεδομένων σας

      6.5 Δικαίωμα γνωστοποίησης
      Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας ενημερώνει κάθε διόρθωση ή διαγραφή δεδομένων ή περιορισμό της επεξεργασίας σε κάθε αποδέκτη στον οποίο γνωστοποιήθηκαν νόμιμα τα προσωπικά του δεδομένα και ενημερώνει αναλόγως το υποκείμενο των δεδομένων.

      6.6 Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης
      Σε περίπτωση που η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων γίνεται με βάση τη συγκατάθεσή σας, έχετε το δικαίωμα να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή. Το δικαίωμα αυτό μπορεί να μην ισχύει σε περιπτώσεις που η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την άσκηση δημόσιας εξουσίας. Εάν επιθυμείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας, υποβάλετε γραπτό αίτημα στην ακόλουθη διεύθυνση: dpo@ombudsman.gov.cy.

      6.7 Δικαίωμα Εναντίωσης
      Τα ΥΤΔ έχουν το δικαίωμα της εναντίωσης στην επεξεργασία των ΔΠΧ που τους αφορούν, η οποία βασίζεται στο δημόσιο συμφέρον / άσκηση δημόσιας εξουσίας ή στο έννομο συμφέρον, για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάσταση του. Σε αυτή την περίπτωση, σταματά η επεξεργασία των ΔΠΧ που τους αφορούν, εκτός εάν: υπάρχουν επιτακτικοί και νόμιμοι λόγοι για την επεξεργασία, οι οποίοι υπερισχύουν των συμφερόντων, δικαιωμάτων και ελευθεριών των ΥΤΔ ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.


      7. Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων
      Για κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που διενεργείται στο πλαίσιο κάθε πιθανής αλληλεπίδρασής σας με το Γραφείο, Υπεύθυνος Επεξεργασίας είναι το:

      ΓΡΑΦΕΙΟ ΕΠΙΤΡΟΠΟΥ ΔΙΟΙΚΗΣΕΩΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

      Διεύθυνση:
      Era House, Διαγόρου 2, 1097 Λευκωσία
      Τ.Θ. 22166, 1518 Λευκωσία
      Τηλέφωνο: +357 22 405500 / 501
      Φαξ: +357 22 672881
      Email: ombudsman@ombudsman.gov.cy


      8. Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO)
      Για την άσκηση των δικαιωμάτων των ΥΤΔ καθώς και για κάθε ζήτημα που σχετίζεται με την επεξεργασία ΔΠΧ από το Γραφείο, υπό την ιδιότητά του ως υπεύθυνος επεξεργασίας μπορείτε να επικοινωνείτε με την Υπεύθυνη Προστασίας Δεδομένων (DPO) του Γραφείου στην ηλεκτρονική διεύθυνση dpo@ombudsman.gov.cy ή στην ταχυδρομική διεύθυνση του Γραφείου, Era House, Διαγόρου 2, 1097 Λευκωσία ή στο τηλέφωνο 22405530.

      Νοείται, ότι το Γραφείο θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια να απαντήσει σε κάθε αίτημα, χωρίς καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος, εκτός εξαιρετικών περιπτώσεων, στις οποίες η εν λόγω προθεσμία μπορεί ευλόγως να παραταθεί λαμβάνοντας υπόψη την πολυπλοκότητα του αιτήματος ή/και τον αριθμό των αιτημάτων.

      9. Πληρωμή τέλους
      Δεν απαιτείται η καταβολή οποιουδήποτε τέλους για την άσκηση των δικαιωμάτων από τα ΥΤΔ.

      10. Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας σε εποπτεύουσα αρχή
      Έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στο Γραφείο του Επιτρόπου Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, το οποίο σε σχέση με την εφαρμογή της νομοθεσίας για την προστασία των ατόμων σε σχέση με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων


      Η παρούσα Πολιτική Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα τελευταία φορά αναθεωρήθηκε στις 8/8/2023.